Х.БЕРР
Восточно-Европейская Консалтинговая Компания
1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ВВЕДЕНИЕ
Уже при рассмотрении темы "Проектный менеджмент" стало ясно, что
современные организационные формы, с одной стороны предоставляют своим
сотрудникам большую свободу и возможность личной ответственности, однако, с
другой, - требуют эффективного контроллинга.
Под контроллингом понимают частную функцию в рамках руководства
предприятием и поддержку управления предприятием благодаря информации. Это
включает в себя процесс обработки данных (сбор, подготовка, переадресация
производственной информации), планирование, ориентированное на общую цель, а
также контроль достижения цели и производные управленческие мероприятия.
Другое определение подразумевает в контроллинге сбор информации и
использование информации при планировании, финансировании, создании отчетов,
оценке и консультировании. Контроллинг - это овладение ситуацией, управление и
регулирование процессов.
Таким образом, контроллинг - это больше чем контроль и расчет затрат.
Контроллер внутри предприятия является, как правило, членом высшего
руководства предприятия и ответственен за информационное хозяйство. Его
задачами является содействие при разработке целей предприятия, в том числе при
стратегическом планировании. Он координирует поток данных и подписывает под
свою ответственность использование данных, в особенности из отчетности, для
контроля, планирования и руководства развитием событий на предприятии.
В связи с этим будет дан лишь краткий обзор общих основ и инструментов
контроллинга, поскольку по этой теме, например, по бухучету, существует
литература на русском языке и предлагаются тренировочные курсы.
2. ОБЗОР ВАЖНЕЙШИХ КОМПОНЕНТОВ КОНТРОЛЛИНГА
Контроллинг складывается, в основном, из четырех компонентов,
представленных в Таблице 1.
Таблица 1
| а) Планирование |
Задание курса и цели, стратегий для концепции
предприятия |
| б) Расчет затрат |
Контроль мощности предприятия по видам затрат, местам
затрат и носителям затрат |
| в) Сравнение идеального и фактического состояния и
мероприятия |
Где имеются отклонения между планированием и
фактическим состоянием предприятия? Почему не были достигнуты цели и
какие мероприятия необходимы для противодействия? |
| г) Отчетность |
Письменная подготовка материала с
данными |
Существуют различные методы учета затрат, которые в основном затрагивают
следующие области исследования и технологии:
а) Учет видов затрат. Какие затраты вообще возникают?
Учет видов затрат дает грубое представление о структуре затрат на
предприятии, например, на персонал, сторонние договоры, на содержание
производственных помещений, материалы, рекламу, руководство и т.д.
Сравнение идеального и фактического состояния, актуальных данных с
результатами предыдущего месяца или предыдущего года с данными по предприятиям
той же сферы дает важные знания для принятия решений руководством.
б) Учет мест затрат. Где возникают затраты?
Учет мест затрат рекомендуется для предприятий с различными сферами
деятельности и функциями. Он определяет, какие места на предприятии
обуславливают эти затраты. Отдельные места затрат позволяют отделить их друг
от друга по географическому принципу, по функциональным сферам и сферам
ответственности (например, отдел ИР, производство, закупки, руководство, сбыт
и т.д.). Если определенные затраты не могут быть напрямую подчинены
определенным местам затрат (например, энергия), то необходимо, по возможности,
установить распределение и разделение, более оправданное с точки зрения места
возникновения затрат. Соответствующим инструментом для этого является так
называемый расчетный листок предприятия.
в) Учет носителей затрат. Сколько стоит продукт или услуга?
Учет носителей затрат сообщает конкретные затраты на определенный продукт
или определенный контракт или специфический продукт. Все затраты разделяются
на отдельные продукты, контракты, проекты (носители затрат). Учет носителей
затрат является важной базой для калькуляции затрат и цен, для расчета
безубыточности и для создания ассортимента. Он сообщает цену предложения, при
которой рыночные цены покроют затраты.
Следует отметить, что продажная цена получается, в конце концов, не из
калькуляции, а из положения на рынке. Так как постоянные издержки могут быть
переложены лишь на незначительное количество продуктов и контрактов, если
происходит подорожание в результате небольшой загрузки предприятия, это
подорожание лишь в редких случаях может быть переложено на клиентов. Рынок, но
не затраты определяют цены.
Так называемый расчет покрытия затрат проясняет, является ли рациональным
брать заказ именно в тех случаях, когда рыночная цена может не покрыть всех
расходов. Он определяет, останется ли после покрытия всех переменных затрат
еще определенная сумма, которая сможет хотя бы отчасти покрыть постоянные
затраты (например, на управление и на содержание производственных помещений).
3. КОНТРОЛЛИНГ В СФЕРЕ ИР
Проведение ИР является решающим для того, чтобы закрыть пустые места между
запланированным оборотом, как представляемой целью, и базовой деятельностью
(актуальный оборот). Из-за необходимости планирования, управления и контроля
над ИР в функции компании включается контроллинг ИР.
Следующие особенности ИР требуют специальных требований к их контроллингу:
- определение коэффициента полезного действия ИР сложно, поскольку идет
речь о специфической сфере предоставления услуг;
- ИР лишь отчасти можно толковать как производственный процесс, с другой
же стороны речь идет о роде информационного процесса;
- горизонт действия ИР очень продолжителен;
- единичность предоставления продукта ИР;
- большая неуверенность в успехе стараний по ИР, реальном объеме
необходимых затрат, отношении затраты/результат;
- большие требования в отношении творчества;
- чувствительная персональная сфера;
- некое противостояние технического мышления и экономических подходов.
Следствием этих особенностей являются многосторонние проблемы интеграции
ИР и контроллинга. Основная проблема состоит чаще всего в несоответствии между
техническим и экономическим образом мышления.
Так, инженер по разработкам в конфликтном случае скорее примет решение в
пользу техники, воспринимает контроллера как навязчивого и мешающего. Инженер
по разработкам склонен к альтруистическому отношению к технике, и новые
разработки могут стать самоцелью без учета рынка.
Напротив, контроллер в конфликтом случае примет решение в пользу
экономики. Он может подготовить решения, не зная детально технических
компонентов, и отчасти придушить творчество техника.
Этот природный конфликт может быть смягчен, если контроллер во время всего
процесса реализации будет обращать внимание команды проекта на возможные
последствия определенных мероприятий. Контроллер должен сложить с себя имидж
контроллера и подчеркнуть характер планирования и руководства. Напротив,
лейтмотивом для техника должно стать предложение: "Не так хорошо, как можно, а
так, как надо!".
Наряду с генеральной задачей ориентированного на результат проведения всех
процессов по внедрению нового технического мышления в отношении продуктов и
областей применения, контроллер ИР имеет следующие специфические задачи:
- содействие при стратегическом и оперативном планировании программ ИР
(создание, проведение, прекращение проектов ИР, установление приоритетов в
зависимости от бюджета);
- оценка предлагаемых проектов ИР с точки зрения рынка, затрат и
экономичности;
- планирование и контроль бюджета сферы ИР по видам затрат, местам затрат
и носителям затрат (проектам);
- контроль сроков реализации по каждому проекту и результатов проекта;
- выбор и контроль показателей;
- активная информация исследователей и разработчиков об экономических и
рыночных данных, например, ситуация с конкуренцией или патентной чистотой;
- сотрудничество в процессе экономической оценки проектов и формулировании
новых проектов.
4. ПРОЦЕСС КОНТРОЛЛИНГА ИР
Процесс контроллинга в сфере ИР включает в себя:
- процесс принятия решений, т.е. планирование, передача результатов
планирования в отдел разработок, а также дальнейшее руководство и контроль;
- организация контроллинга ИР (организация структуры и плана, реализация
посредством системы электронной обработки данных, а также относящееся к
проекту планирование и контроль);
- оценка и финансирование работы ИР;
- инвестиционный контроллинг;
- внутренняя и внешняя отчетность об ИР.
4.1 ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
Этот этап, прежде всего, предполагает стратегическое планирование общего
бюджета и его распределения на отдельные проекты. Ограниченность финансовых
ресурсов усложняет этот процесс, который, однако, является решающим при
определении рыночных и тем самым будущих перспектив предприятия.
Отделу разработок передаются эти наметки плана с соответствующими
бюджетами, которые в рамках этого лимита могут сравнительно свободно
варьироваться. Контроллинг ИР контролирует ориентировку на поставленную цель с
помощью установленных промежуточных целей и рубежей, в случае необходимости
управляет при помощи уточнения поставленной цели с учетом актуальных знаний,
однако, должен в любой момент быть способен дать отчет о финансовом состоянии
проектов ИР.
4.2 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЛИНГА ИР
Существуют различные возможности включения контроллинга в организационную
схему. Центральное место занимает отдел контроллинга непосредственно рядом с
руководством предприятия, который ответственен за контроллинг
исследовательского отдела, а также и за контроллинг всех других отделов.
Более децентрализованное решение, преимущественно в предприятиях,
занимающихся несколькими продуктами, подразумевает центральный
исследовательский отдел и несколько сфер, разделенных в зависимости от
продуктов. Каждый из этих отделов по продуктам при этой модели имеет
собственный подраздел контроллинга. Решающим при этом является такая
организация производственного процесса, при которой сфера ИР и контроллинг
должны были бы совместно вырабатывать важные решения. Использование
современных систем электронной обработки данных, стандартизированный набор
правил контроллинга, а также общие формуляры для заказов на разработки,
процессов подготовки, требований на персонал, внутризаводские услуги и т.д.
служат облегчением этому согласованию.
4.3 ОЦЕНКА И ФИНАНСИРОВАНИЕ РАБОТЫ ПО ИР
Вся работа ИР в качестве входной составляющей имеет прежде всего ресурс
персонала разработчиков.
Задачей контроллинга поэтому является установить определенную ставку
расчета времени для различных категорий персонала ИР. Кроме того, эта ставка
времени должна включать и общие затраты (например, на руководство, энергию,
издержки и т.д.), которые не могут быть подчинены одному определенному
продукту. Особый расход материалов, услуги по электронной обработке данных,
определенные сторонние услуги к тому же распределяются особо по отдельным
проектам.
Само собой разумеется, что точное обобщение личной производительности по
часам для различных заказов на разработки являются предпосылкой для
определения производительности ИР.
Здесь в качестве основополагающего надо заметить, что один проект по
разработкам содержит часто много проектов по инвестициям и, соответственно,
может повлечь большие проблемы в финансировании.
5. ИНСТРУМЕНТЫ КОНТРОЛЛИНГА ИР
5.1 ОТМЕТКА УРОВНЯ (BENCHMARKING)
Более подробно эта тема рассматривается ниже, в статье Г. ван дер Вейка
"BENCHMARKING".
5.2 СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ПОКАЗАТЕЛИ КОНТРОЛЛИНГА В ИР
а) Интенсивность ИР
Общие затраты в области ИР в процентах по отношению к обороту.
Например, для Германии характерно следующее распределение:
Самолетостроение и космическая техника 30,9 %
Электромашиностроение 8,3 %
Автомобилестроение 4,1 %
Машиностроение 5,9 %
б) Доля инноваций.
Оборот от проектов/продуктов не старше, чем "х" лет, по отношению к общему
обороту.
в) Время возникновения продукта.
Затраты времени от идеи до внедрения на рынок
г) Время безубыточности.
Расход времени, с момента которого доход начинает превышать предварительно
сделанные инвестиции.
д) Возврат вложения (ROI).
е) Другие показатели:
- возрастная структура исследовательских проектов;
- отношение затрат на исследования к затратам на разработки;
- доля отдаваемых другим исполнителям заказов на ИР;
- начатые, продолженные и законченные проекты за год;
- затраты по разработки на каждого занятого в сфере разработок;
- создание стоимости на каждого занятого в сфере разработок;
- доля расходов на разработки в общих расходах.
Информацию о тенденции развития получает контроллер посредством сравнения
этих показателей внутри предприятия на протяжении времени или сравнением с
соответствующими показателями других предприятий в этой области.
Само собой контроллинг ИР очень отличается также в зависимости от каждого
конкретного случая, идет ли речь об исключительно исследовательском и
разрабатывающем учреждении, о большом предприятии, которое объединяет ИР и
серийное производство, или речь идет о малом или среднем предприятии,
возникшем на основе инновации. |