Складской учёт – важная и неотъемлемая часть торгового процесса. Производственные предприятия, компании, подразделения, магазины оптовой и розничной торговли ведут учёт движения товарно-материальных ценностей для анализа экономической деятельности. Задача системы складского учёта – отслеживание перемещения каждой единицы товара, ведение приходных и расходных документов, внесение данных в автоматизированные системы управления.

Задачи системы автоматизации складского учёта

В любой момент времени можно узнать количество остатков на складе, просмотреть расходные операции за сутки, приход продукции и товаров. Это идеальная организация и функционирование системы. Её необходимо выстраивать и налаживать. Добиваются эффективных результатов с помощью:

• упорядочивания позиций и ведения картотеки номенклатуры товаров;
• своевременной актуализации документов склада;
• ежедневного контроля объёма запасов и неликвидов.

Знание ритма работы склада и суточного оборота позволяет спланировать и реализовать мероприятия по оптимизации производственных процессов.

Организация склада

Тип склада и выбор системы учёта напрямую зависят от специфики производственной деятельности или торговли. Существует два базовых критерия работы складского помещения: сроки хранения и сорт продукции. Наиболее явно выделяются 4 системы: номенклатурная, сортовая, партионная и партионно-сортовая. Два последних типа требуют значительных площадей склада и трудозатрат.

В зависимости от выбранного типа организуется ежедневная документальная работа. Для одной категории продукции достаточно своевременно заполнять карточки складского учёта, для другой нужно вести оборотно-сальдовые ведомости.

Ведение складского учёта

Складской учёт – сложный и требующий предельной внимательности процесс. Он состоит из нескольких процедур, выполняемых ежедневно:

• приёма продукции на склад;
• организации хранения;
• выдачи;
• отслеживания перемещения;
• оформления документов на убытие товарно-материальных ценностей.

Помимо физических процессов необходимо организовать и достоверную систему документооборота. Малейшее искажение информации приведёт к некорректному отражению финансовых показателей работы подразделения.

Автоматизация складского учёта

При организации склада «с нуля» используют самый простой и распространённый вариант – учёт ТМЦ в Exel-таблицах, оформляемых вручную. Работник склада заносит информацию по мере её поступления. Актуализация может выполняться ежесуточно или один раз в установленный период. Существенный минус – человеческий фактор. Ошибка или неточность приводят к искажению данных.

Альтернативный вариант – автоматизация работы склада с помощью прикладных программ:

• вся документация оформляется в электронном виде;
• риск потери данных практически равен нулю;
• товары и продукция вносятся в заранее подготовленные шаблоны;
• время на заполнение картотеки существенно ниже «ручного» способа.

Но главное преимущество – это ежесуточная, полная и объективная информация о состоянии склада независимо от объёма и номенклатуры продукции.