В деятельности любой компании, будь то частный предприниматель или огромная корпорация, неизбежно образуется большое количество документов. И все эти документы надо где-то хранить. Казалось бы, все просто: сложил в коробки, поставил на склад и забыл. Однако при таком подходе могут возникнуть проблемы. Например, пришел запрос из налоговой – а документы, которые требуется предоставить, не найти. Или пришла пожарная инспекция и увидела, что помещение оборудовано не по правилам – и приостановила деятельность организации. В таких случаях обычно и начинают задумываться об услугах профессиональных архивных компаний.

Чтобы решить, насколько целесообразен такой шаг, нужно оценить стоимость хранения и обработки своими силами и в компании. А она может складываться порой из неочевидных моментов, ведь в цены архивной компании www.archiv.ru входит не только место на складе, но и другие услуги (обработка, систематизация, поиск, доставка необходимых бумаг и т.п.). Разберемся подробнее.

• Есть ли у вашей компании достаточно места, чтобы хранить архив? Если место есть – подумайте, не было бы более эффективным использование его для других целей бизнеса, например, для создания дополнительных рабочих мест? Если пространства мало и коробки с бумагами занимают проходы – их однозначно стоит хранить другим способом, ведь это прямое нарушение правил пожарной безопасности.
• Оцените время на поиск и доставку документа. Если архив находится в соседней комнате и вы знаете, что и где там лежит, а на поиск потратите 10-15 минут – конечно, выгоднее ничего не менять. Если же документы и так хранятся далеко, а на поиск нужного вы тратите целые дни – целесообразнее обратиться в специализированную компанию.
• Оцените общее количество документов. Небольшой компании на десяток сотрудников, все бумаги которой спокойно помещаются в один шкаф, нет необходимости обращаться к сторонним компаниям. Если объем хранимых бумаг изменяется несколькими помещениями, то обратиться в стороннюю компанию будет выгоднее. То же самое касается и небольших организаций, хранящих много информации о клиентах (например, страховых компаний).
• Подумайте о том, кто будет выполнять операции по работе с документацией. Как правило, сторонней компании вы платите не только за хранение коробов с бумагами, но и за обработку поступающих документов, внесение их в базу данных, поиск необходимых бумаг, удаление устаревших и т.п. Если вы храните архив сами – этим будет заниматься либо специально нанятый архивариус (и вы будете платить ему зарплату), либо сотрудники, отрываясь от основной работы (и они принесут вам меньше прибыли). Посчитайте, что для вас будет выгоднее.

Оценив все риски и просчитав стоимость хранения во всех вариантах, вы сможете принять верное решение!